Hast du dich je gefragt, wie du die genaue Dauer deiner Zoom-Calls effizient erfassen und abrechnen kannst, ohne ins Schwitzen zu kommen? Mit einer cleveren Make-Automation helfe ich dir, ganz einfach ein automatisches Logbuch für deine Kunden-Calls zu erstellen. Entdecke, wie du deinen Workflow optimierst und mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast!
Einführung in die Make-Automation
Hast du je das Problem gehabt, nach einem Zoom-Call nicht genau zu wissen, wie lange das Gespräch tatsächlich gedauert hat und wie viel du verrechnen solltest? Mit der richtigen Automation kannst du dieses Problem lösen. In diesem Artikel führe ich dich Schritt für Schritt durch den Prozess, wie du mit einem kostenlosen Make-Account ein automatisches Logbuch für deine Kunden-Calls erstellst. So kannst du effizienter arbeiten und dir keine Sorgen mehr über die genaue Dauer und Abrechnung deiner Meetings machen.
Diese Automation ermöglicht es dir, jeden Zoom-Call automatisch zu erfassen, inklusive Start- und Endzeit. Du kannst diese Zeiten problemlos in einem Google Sheet oder Excel aufzeichnen und optional sogar mit Formeln erweitern, um die Gesamtdauer auszuwerten oder direkt Rechnungen zu erstellen. Die gute Nachricht? Diese Lösung erfordert keine langfristigen Kosten, da Make ohne zeitliche Begrenzung kostenlos bleibt, solange du nur einfache Automationen wie diese nutzt.
Vorbereitung deines Google Sheets
Um deine Zoom-Calls effizient zu protokollieren, startest du mit dem Erstellen eines neuen leeren Tabellenblatts in Google Sheets. Nenne es passend, zum Beispiel Demo Zoom Call Logbuch. Deine Tabelle benötigt nur wenige Spalten: Titel, Start, Ende und Meeting ID. Achte darauf, dass die erste Zeile als Überschrift definiert ist, indem du die jeweiligen Spaltennamen dort einträgst. Diese Struktur ermöglicht es, die relevanten Daten deiner Meetings übersichtlich zu erfassen. Abgesehen von dieser Aufteilung, kannst du das Format gerne deinen eigenen Bedürfnissen anpassen. Speichere das Sheet ab, sodass es bereit ist, von deiner späteren Automation verwendet zu werden. Alles, was du dann brauchst, ist die Meeting ID jedes einzelnen Zoom-Meetings, welche du einfach integrieren kannst, um den Überblick zu behalten.
Verbindung zwischen Zoom und Make herstellen
Um die leistungsstarke Make-Automation für deine Zoom Calls zu nutzen, musst du zunächst Zoom mit Make verbinden. Das erlaubt dir, automatisch Daten von deinen Meetings zu erfassen. Beginne damit, unter dem Link im Video einen kostenlosen Make Account zu erstellen. Mit diesem Account kannst du die Automation unbeschränkt nutzen.
Sobald du eingeloggt bist, startest du ein neues Szenario. In der Suchleiste gibst du ‚Zoom‘ ein und wählst das Hauptmodul aus. Für unsere Automation interessieren uns vor allem die Ereignisse ‚Meeting started‘ und ‚Meeting ended‘. Diese Events erlauben es, die Anfangs- und Endzeiten deiner Meetings genau zu erfassen.
- Klicke auf ‚Add‘ und verbinde Make mit deinem Zoom Account.
- Wähle die Ereignisse ‚Meeting started‘ und ‚Meeting ended’ aus.
Das war’s auch schon. Mit diesen Schritten hast du die Grundlage gelegt, um deine Zoom Calls effizient zu loggen. Egal, ob du ein regelmäßiges Meeting hast oder ein einmaliges Kundengespräch – deine Automation ist bereit, alles aufzuzeichnen.
Erstellung der Automatisierungsschritte
Nachdem du deine Grundlagen vorbereitet hast, geht es nun darum, die eigentliche Automation in Make zu erstellen. Dieser Schritt beginnt mit der Erstellung eines neuen Szenarios in Make, das als das Herzstück deiner Automation dienen wird. Alles startet mit der Einrichtung des ‚Watch Meetings‘ Moduls von Zoom, welches automatisch auf Meeting-Ereignisse lauscht.
Folge diesen Schritten, um die Automatisierung zu konfigurieren:
- Wähle das Zoom Modul ‚Watch Meetings‘ aus, um die relevanten Meeting-Ereignisse wie ‚Meeting started‘ und ‚Meeting ended‘ zu erfassen.
- Definiere im nächsten Schritt die Struktur deines Szenarios: Setze Filter, um zwischen gestarteten und beendeten Meetings zu unterscheiden.
- Erstelle bei einem Meeting-Start eine neue Zeile in deinem Google Sheet, um die Startzeit zu erfassen. Verwende dazu die Funktionen für Datum und Zeitformatierung in Make, um sie leserlich zu gestalten.
- Sobald ein Meeting endet, suche die entsprechende Zeile im Google Sheet, die zur Meeting ID passt, und aktualisiere diese mit der Endzeit.
Diese Automatisierung ermöglicht es, dass dein Logbuch stets aktuell ist und du jederzeit präzise Angaben über die Dauer und die Details der jeweiligen Meetings erhältst.
Testen und optimieren der Automation
Jetzt, da deine Automation eingerichtet ist, steht der Testlauf an. Aktiviere das Szenario in Make und starte ein Meeting in Zoom. Beobachte, wie direkt eine neue Zeile in deinem Google Sheets Logbuch erstellt wird. Der Startzeitpunkt sollte sofort verzeichnet sein. Beende das Meeting danach und überprüfe, ob das Enddatum korrekt eingetragen wird. Mit diesen Schritten kannst du überprüfen, ob die Automation reibungslos funktioniert.
Denke daran, mögliche Anpassungen vorzunehmen. Wenn etwas nicht wie erwartet läuft, überprüfe die Verbindungen und Bedingungen in Make. Halte die Logbucheinträge in Google Sheets leserfreundlich. Passe die Spaltenbreite an oder formatiere sie nach Belieben. Diese kleinen Optimierungen helfen dir, die Übersicht zu behalten.
Du kannst die Automation weiter ausbauen, indem du z.B. eine direkt integrierte Rechnungsstellung hinzufügst, die auf Basis der aufgezeichneten Meeting-Dauer automatisch erstellt wird. Nutze zusätzliche Tools wie Bexio oder Lexware Office, um den Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren. Je mehr du ausprobierst, desto effizienter wird dein Workflow.
