# Automatisch Kunden erfassen in Bexio: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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- Published: 2024-08-26T18:01:03+02:00
- Author: Sam Steiner

Bist du selbständig in der Schweiz oder führst du ein kleines Unternehmen? Dann 
ist die Chance gross, dass du Bexio für deine Rechnungen nutzt. Falls du ein anderes
webbasiertes Abrechnungstool verwendest, kannst du ähnliche Automationen auch dort
umsetzen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit der kostenlosen Version von
Make neue Kunden automatisch in Bexio erfassen kannst, und ich gehe auf die derzeitigen
Schwachstellen des Bexio-Moduls ein.

## Warum automatisieren?

Das manuelle Erfassen von neuen Kunden in Bexio kann schnell zeitaufwendig und langweilig
werden. Mit einer Automation kannst du diesen Prozess effizienter gestalten und 
dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die Idee ist, dass du in Gmail oder 
Outlook ein Label hinzufügst, und sobald eine E-Mail dieses Label enthält, wird 
daraus ein Kontakt in Bexio erstellt.

## Die Einrichtung der Automation

Um die Automation einzurichten, gehst du wie folgt vor:

 1. Erstelle einen kostenlosen Account bei Make über den [Link](https://www.make.com/en/register?pc=magganpice).
 2. Verbinde dein Gmail oder Outlook mit Make.
 3. Lege ein neues Projekt an und wähle als Auslöser ‚Watch Emails‘.
 4. Füge einen Filter hinzu, der auf das Label ‚bexio ad‘ achtet.
 5. Verwende ChatGPT zur Analyse der E-Mail und zur Extraktion der relevanten Daten
    wie Firmenname, Adresse, und E-Mail-Adresse.
 6. Erstelle ein JSON-File, das die extrahierten Daten enthält.
 7. Verwende den Parser von Make, um das JSON-File in einzelne Felder zu zerlegen.
 8. Überprüfe, ob der Kontakt bereits in Bexio existiert, und füge ihn hinzu, falls
    nicht.

## Zusätzliche Informationen zur Automatisierung

Ein wichtiger Punkt, den du bei der Umsetzung dieser Automation im Hinterkopf behalten
solltest, ist die Zuverlässigkeit der Datenextraktion durch ChatGPT. Teste verschiedene
Formate von E-Mails, um sicherzustellen, dass die Automation robust ist. Zudem gibt
es gewisse Limitierungen im Bexio-Modul von Make, wie die fehlende Möglichkeit, 
mehrere Kontakte unter einer Firma zu verwalten. Hier wäre eine direkte Anpassung
über die API von Vorteil.

## Quitessenz

Die Einrichtung einer Automation zur Erfassung neuer Kunden in Bexio kann dir viel
Zeit und Mühe ersparen. Mit Make und der Hilfe von ChatGPT kannst du diesen Prozess
effizienter gestalten. Dennoch solltest du die möglichen Limitierungen im Bexio-
Modul beachten. Falls du weitere Fragen hast, kannst du diese gerne in den Kommentaren
stellen oder mich direkt kontaktieren.