# Mit KI alle Rechnungen aus E-Mails extrahieren: So sparen Sie Zeit und Geld!

- Link: https://samsteiner.net/ki-rechnungen-extrahieren-leicht-gemacht/
- Published: 2024-09-04T18:00:38+02:00
- Author: Sam Steiner

**In der heutigen Geschäftswelt ist Zeit Geld, und niemand weiss das besser als 
Selbständige und kleine Unternehmen. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Effizienz erheblich steigern. Eine 
besonders leistungsfähige Methode ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)
zur Extrahierung von Rechnungen aus E-Mails. **

In diesem Artikel erfährst du, wie du eine solche [Automation mithilfe von Make.com](https://samsteiner.net/tool/make/)
einrichten kannst, um dich von mühsamen Verwaltungsaufgaben zu befreien.

## Warum Buchhaltung automatisieren?

Buchhaltung ist eine der Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und trotzdem
unvermeidlich sind. Viele Kleinunternehmer zahlen monatlich mehrere hundert oder
sogar tausende Franken für Buchhaltungsdienstleistungen. Dabei kann ein grosser 
Teil dieser Arbeit durch Automatisierungen erledigt werden, zum Beispiel das Sortieren
und Ablegen von Rechnungen. Durch den Einsatz von KI und Automatisierungstools wie
[Make.com](https://samsteiner.net/tool/make/) sparst du nicht nur Zeit, sondern 
auch Geld.

## Wie funktioniert die Automation?

Die Automation, die wir hier betrachten, überwacht deine E-Mails auf eingehende 
Rechnungen.

Sobald eine E-Mail erkannt wird, die den definierten Kriterien entspricht, wird 
das PDF extrahiert und in einem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox abgelegt.
Zusätzlich wird ein Freigabelink erzeugt, und die Daten aus dem PDF werden mittels
eines Tools, das Text aus PDFs extrahieren kann, gesammelt. Diese Informationen,
einschliesslich Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer, werden dann in
ein Google Sheet übertragen.

Auf diese Weise hast du jederzeit eine übersichtliche Liste deiner Rechnungen mit
direkten Download-Links.

## Anleitung zur Einrichtung

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung dieser Automation:

 1. Erstelle ein Konto bei [Make.com](https://samsteiner.net/tool/make/) und verbinde
    deine E-Mail-Plattform (z.B. Gmail, Outlook).
 2. Definiere die Filterkriterien für eingehende E-Mails, die Rechnungen enthalten.
    Nutze hier spezifische Schlüsselwörter wie «Rechnung», «Invoice» oder „Beleg“.
 3. Erstelle eine Verbindung zu deinem Cloud-Speicher (Google Drive oder Dropbox) und
    lege fest, wie die Dateien benannt und sortiert werden sollen.
 4. Generiere einen Freigabelink für die hochgeladenen PDF-Dateien.
 5. Nutze Module zur Textextraktion aus den PDFs und übergebe die Daten an ChatGPT 
    oder ein anderes KI-Tool zur Strukturierung der Informationen.
 6. Übertrage die extrahierten Daten in ein Google Sheet oder ein anderes Dokumentations-
    Tool.

## Wichtige Tools und Plattformen

Um diese Automation zu realisieren, benötigst du folgende Tools:

 * [Make.com](https://samsteiner.net/tool/make/): Plattform für Automatisierungen
 * [Google Drive](https://drive.google.com) oder [Dropbox](https://www.dropbox.com):
   Cloud-Speicher
 * [ChatGPT (OpenAI)](https://chat.openai.com): KI zur Datenextraktion und -strukturierung
 * [Google Sheets](https://www.google.com/sheets/about/): Zur Dokumentation und 
   Verwaltung der extrahierten Daten

## Zusätzliche Tipps

Damit deine Automation reibungslos läuft, solltest du darauf achten, dass deine 
E-Mail-Filter sauber definiert sind. Dies schliesst auch unerwünschte Begriffe ein,
die von der Suche ausgeschlossen werden sollen, beispielsweise „Protokoll“ oder „
Lohnausweis“. Ausserdem hilft es oft, die Automation in kleinen Schritten zu testen
und zu überprüfen, ob die erwarteten Daten korrekt extrahiert und gespeichert werden.

## Quitessenz

Mit der beschriebenen Automation kannst du deine Buchhaltungsprozesse erheblich 
vereinfachen und automatisieren. Dies spart dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern
auch Geld. Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungstools
wie [Make.com](https://samsteiner.net/tool/make/) wird die Verwaltung von Rechnungen
effizienter und weniger fehleranfällig.

Probiere es aus und erlebe, wie eine kleine Automation ein Lächeln auf dein Gesicht
zaubern kann 🙂

## Hier das Video: