Einleitung
Bist du selbständig in der Schweiz oder führst du ein kleines Unternehmen? Dann ist die Chance gross, dass du Bexio für deine Rechnungen nutzt. Falls du ein anderes webbasiertes Abrechnungstool verwendest, kannst du ähnliche Automationen auch dort umsetzen. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit der kostenlosen Version von Make neue Kunden automatisch in Bexio erfassen kannst, und ich gehe auf die derzeitigen Schwachstellen des Bexio-Moduls ein.
Warum automatisieren?
Das manuelle Erfassen von neuen Kunden in Bexio kann schnell zeitaufwendig und langweilig werden. Mit einer Automation kannst du diesen Prozess effizienter gestalten und dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die Idee ist, dass du in Gmail oder Outlook ein Label hinzufügst, und sobald eine E-Mail dieses Label enthält, wird daraus ein Kontakt in Bexio erstellt.
Die Einrichtung der Automation
Um die Automation einzurichten, gehst du wie folgt vor:
- Erstelle einen kostenlosen Account bei Make über den Link.
- Verbinde dein Gmail oder Outlook mit Make.
- Lege ein neues Projekt an und wähle als Auslöser ‹Watch Emails›.
- Füge einen Filter hinzu, der auf das Label ‹bexio ad› achtet.
- Verwende ChatGPT zur Analyse der E-Mail und zur Extraktion der relevanten Daten wie Firmenname, Adresse, und E-Mail-Adresse.
- Erstelle ein JSON-File, das die extrahierten Daten enthält.
- Verwende den Parser von Make, um das JSON-File in einzelne Felder zu zerlegen.
- Überprüfe, ob der Kontakt bereits in Bexio existiert, und füge ihn hinzu, falls nicht.
Zusätzliche Informationen zur Automatisierung
Ein wichtiger Punkt, den du bei der Umsetzung dieser Automation im Hinterkopf behalten solltest, ist die Zuverlässigkeit der Datenextraktion durch ChatGPT. Teste verschiedene Formate von E-Mails, um sicherzustellen, dass die Automation robust ist. Zudem gibt es gewisse Limitierungen im Bexio-Modul von Make, wie die fehlende Möglichkeit, mehrere Kontakte unter einer Firma zu verwalten. Hier wäre eine direkte Anpassung über die API von Vorteil.
Quitessenz
Die Einrichtung einer Automation zur Erfassung neuer Kunden in Bexio kann dir viel Zeit und Mühe ersparen. Mit Make und der Hilfe von ChatGPT kannst du diesen Prozess effizienter gestalten. Dennoch solltest du die möglichen Limitierungen im Bexio-Modul beachten. Falls du weitere Fragen hast, kannst du diese gerne in den Kommentaren stellen oder mich direkt kontaktieren.
