Mit KI alle Rechnungen aus E-Mails extrahieren: So sparen Sie Zeit und Geld!

In der heutigen Geschäftswelt ist Zeit Geld, und niemand weiss das besser als Selbständige und kleine Unternehmen. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Effizienz erheblich steigern. Eine besonders leistungsfähige Methode ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Extrahierung von Rechnungen aus E-Mails. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine solche Automation mithilfe von Make.com einrichten können, um sich von mühsamen Verwaltungsaufgaben zu befreien.

Warum Buchhaltung automatisieren?

Buchhaltung ist eine der Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und trotzdem unvermeidlich sind. Viele Kleinunternehmer zahlen monatlich mehrere hundert oder sogar tausende Franken für Buchhaltungsdienstleistungen. Dabei kann ein grosser Teil dieser Arbeit durch Automatisierungen erledigt werden, zum Beispiel das Sortieren und Ablegen von Rechnungen. Durch den Einsatz von KI und Automatisierungstools wie Make.com können Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.

Wie funktioniert die Automation?

Die Automation, die wir hier betrachten, überwacht Ihre E-Mails auf eingehende Rechnungen. Sobald eine E-Mail erkannt wird, die den definierten Kriterien entspricht, wird das PDF extrahiert und in einem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox abgelegt. Zusätzlich wird ein Freigabelink erzeugt, und die Daten aus dem PDF werden mittels eines Tools, das Text aus PDFs extrahieren kann, gesammelt. Diese Informationen, einschliesslich Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer, werden dann in ein Google Sheet übertragen. Auf diese Weise haben Sie jederzeit eine übersichtliche Liste Ihrer Rechnungen mit direkten Download-Links.

Anleitung zur Einrichtung

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung dieser Automation:

Erstellen Sie ein Konto bei Make.com und verbinden Sie Ihre E-Mail-Plattform (z.B. Gmail, Outlook) mit Make.
Definieren Sie die Filterkriterien für eingehende E-Mails, die Rechnungen enthalten. Nutzen Sie hier spezifische Schlüsselwörter wie «Rechnung», «Invoice» oder „Beleg“.
Erstellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Cloud-Speicher (Google Drive oder Dropbox) und legen Sie fest, wie die Dateien benannt und sortiert werden sollen.
Generieren Sie einen Freigabelink für die hochgeladenen PDF-Dateien.
Nutzen Sie Module zur Textextraktion aus den PDFs und übergeben Sie die Daten an ChatGPT oder ein anderes KI-Tool zur Strukturierung der Informationen.
Übertragen Sie die extrahierten Daten in ein Google Sheet oder ein anderes Dokumentations-Tool Ihrer Wahl.

Wichtige Tools und Plattformen

Um diese Automation zu realisieren, benötigen Sie folgende Tools:

Make.com: Plattform für Automatisierungen
Google Drive oder Dropbox: Cloud-Speicher
ChatGPT (OpenAI): KI zur Datenextraktion und -strukturierung
Google Sheets: Zur Dokumentation und Verwaltung der extrahierten Daten

Zusätzliche Tipps

Damit Ihre Automation reibungslos läuft, sollten Sie darauf achten, dass Ihre E-Mail-Filter sauber definiert sind. Dies schliesst auch unerwünschte Begriffe ein, die von der Suche ausgeschlossen werden sollen, beispielsweise „Protokoll“ oder „Lohnausweis“. Ausserdem hilft es oft, die Automation in kleinen Schritten zu testen und zu überprüfen, ob die erwarteten Daten korrekt extrahiert und gespeichert werden.

Quitessenz

Mit der beschriebenen Automation können Sie Ihre Buchhaltungsprozesse erheblich vereinfachen und automatisieren. Dies spart Ihnen nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld. Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungstools wie Make.com wird die Verwaltung von Rechnungen effizienter und weniger fehleranfällig. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie eine kleine Automation ein Lächeln auf Ihr Gesicht zaubern kann.