In der heutigen Geschäftswelt ist Zeit Geld, und niemand weiss das besser als Selbständige und kleine Unternehmen. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Effizienz erheblich steigern. Eine besonders leistungsfähige Methode ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Extrahierung von Rechnungen aus E-Mails.
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine solche Automation mithilfe von Make.com einrichten kannst, um dich von mühsamen Verwaltungsaufgaben zu befreien.
Warum Buchhaltung automatisieren?
Buchhaltung ist eine der Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und trotzdem unvermeidlich sind. Viele Kleinunternehmer zahlen monatlich mehrere hundert oder sogar tausende Franken für Buchhaltungsdienstleistungen. Dabei kann ein grosser Teil dieser Arbeit durch Automatisierungen erledigt werden, zum Beispiel das Sortieren und Ablegen von Rechnungen. Durch den Einsatz von KI und Automatisierungstools wie Make.com sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Wie funktioniert die Automation?
Die Automation, die wir hier betrachten, überwacht deine E-Mails auf eingehende Rechnungen.
Sobald eine E-Mail erkannt wird, die den definierten Kriterien entspricht, wird das PDF extrahiert und in einem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox abgelegt. Zusätzlich wird ein Freigabelink erzeugt, und die Daten aus dem PDF werden mittels eines Tools, das Text aus PDFs extrahieren kann, gesammelt. Diese Informationen, einschliesslich Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer, werden dann in ein Google Sheet übertragen.
Auf diese Weise hast du jederzeit eine übersichtliche Liste deiner Rechnungen mit direkten Download-Links.
Anleitung zur Einrichtung
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung dieser Automation:
- Erstelle ein Konto bei Make.com und verbinde deine E-Mail-Plattform (z.B. Gmail, Outlook).
- Definiere die Filterkriterien für eingehende E-Mails, die Rechnungen enthalten. Nutze hier spezifische Schlüsselwörter wie «Rechnung», «Invoice» oder „Beleg“.
- Erstelle eine Verbindung zu deinem Cloud-Speicher (Google Drive oder Dropbox) und lege fest, wie die Dateien benannt und sortiert werden sollen.
- Generiere einen Freigabelink für die hochgeladenen PDF-Dateien.
- Nutze Module zur Textextraktion aus den PDFs und übergebe die Daten an ChatGPT oder ein anderes KI-Tool zur Strukturierung der Informationen.
- Übertrage die extrahierten Daten in ein Google Sheet oder ein anderes Dokumentations-Tool.
Wichtige Tools und Plattformen
Um diese Automation zu realisieren, benötigst du folgende Tools:
- Make.com: Plattform für Automatisierungen
- Google Drive oder Dropbox: Cloud-Speicher
- ChatGPT (OpenAI): KI zur Datenextraktion und -strukturierung
- Google Sheets: Zur Dokumentation und Verwaltung der extrahierten Daten
Zusätzliche Tipps
Damit deine Automation reibungslos läuft, solltest du darauf achten, dass deine E-Mail-Filter sauber definiert sind. Dies schliesst auch unerwünschte Begriffe ein, die von der Suche ausgeschlossen werden sollen, beispielsweise „Protokoll“ oder „Lohnausweis“. Ausserdem hilft es oft, die Automation in kleinen Schritten zu testen und zu überprüfen, ob die erwarteten Daten korrekt extrahiert und gespeichert werden.
Quitessenz
Mit der beschriebenen Automation kannst du deine Buchhaltungsprozesse erheblich vereinfachen und automatisieren. Dies spart dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld. Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungstools wie Make.com wird die Verwaltung von Rechnungen effizienter und weniger fehleranfällig.
Probiere es aus und erlebe, wie eine kleine Automation ein Lächeln auf dein Gesicht zaubern kann 🙂
